Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
Stand: 18.01.2026
1. Geltungsbereich
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen Vilana Event & Catering, Inhaberin: Viktoria Ruf (nachfolgend „Anbieter“) und Kund:innen (nachfolgend „Kunde“) über Catering-, Event-, Miet- und Zusatzleistungen sowie – soweit angeboten – den Ticketverkauf für Veranstaltungen. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn der Anbieter diese ausdrücklich in Textform bestätigt.
2. Angebot, Vertragsschluss, Anzahlung/Kaution
Angebote sind freibleibend. Ein Vertrag kommt durch schriftliche Bestätigung des Anbieters (E-Mail genügt) zustande. Sofern nicht anders vereinbart, ist bei Vertragsschluss eine Anzahlung von 30–50 % zu leisten; der Restbetrag ist spätestens 5 Kalendertage vor dem Veranstaltungstermin fällig. Bei Miet-/Leihgut kann eine Kaution verlangt werden.
3. Leistungsumfang & Qualitätsvorbehalt
Art und Umfang der Leistung ergeben sich aus Angebot/Auftragsbestätigung (z. B. Menüauswahl, Personenzahl, Zeiten, Personal, Logistik, Equipment). Saisonale oder marktbedingte Änderungen bleiben vorbehalten, sofern eine gleichwertige Leistung erbracht wird (z. B. Warentausch gleicher Güte und Preisklasse).
4. Preise, Zahlungsarten, Kleinunternehmerregelung
Sämtliche Preise sind Endpreise gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung; kein Umsatzsteuerausweis). Zahlung per Überweisung; Bar- oder Kartenzahlung (z. B. SumUp) nur nach Vereinbarung. Offene Beträge sind spätestens am Liefertag bzw. vor Leistungsbeginn vollständig fällig.
5. Stornierung / Rücktritt durch den Kunden
Eine Stornierung des bestätigten Auftrags ist ausschließlich in Textform (z. B. per E-Mail) möglich. Maßgeblich für die Fristwahrung ist der Zeitpunkt des Eingangs der Stornierung beim Anbieter.
Es gelten folgende Stornobedingungen:
- bis 30 Kalendertage vor dem Veranstaltungstermin: kostenfrei
- 29 bis 14 Kalendertage vor dem Veranstaltungstermin: 30 % des vereinbarten Gesamtpreises
- 13 bis 7 Kalendertage vor dem Veranstaltungstermin: 60 % des vereinbarten Gesamtpreises
- ab 6 Kalendertagen vor dem Veranstaltungstermin oder bei Nichterscheinen (No-Show): bis zu 100 % des vereinbarten Gesamtpreises
Die Höhe der Stornokosten richtet sich nach dem zum Zeitpunkt der Stornierung bereits entstandenen Aufwand, insbesondere für Wareneinkauf, Personalplanung, Logistik und Vorbereitungsleistungen. Dem Kunden bleibt ausdrücklich der Nachweis vorbehalten, dass dem Anbieter kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist.
6. Personenzahl & Änderungen
Die verbindliche Personenzahl ist spätestens 7 Tage vor dem Termin mitzuteilen. Erhöhungen werden nachberechnet. Reduzierungen nach Ablauf der Frist mindern den Preis nicht. Menü-/Zeitänderungen nach Frist sind nur nach Verfügbarkeit möglich und können Mehrkosten verursachen.
7. Lieferung, Auf- & Abbau, Wartezeiten, Zufahrt
Liefer-/Abholzeiten werden vereinbart. Der Kunde stellt geeignete Stellflächen, eine erreichbare Zufahrt/Be- und Entlademöglichkeiten, Parkmöglichkeiten sowie Strom/Wasser gemäß Angebot bereit. Wartezeiten oder Mehraufwand aufgrund örtlicher Gegebenheiten können als Personal-/Fahrtzeit berechnet werden.
8. Hygiene, LMIV, Allergene/Unverträglichkeiten
Der Anbieter arbeitet nach den geltenden Hygienevorschriften (insb. LFGB/HACCP). Informationen zu Allergenen/Zusatzstoffen (LMIV) stellen wir auf Anfrage bereit. Der Kunde informiert den Anbieter rechtzeitig über bekannte Unverträglichkeiten/Allergien. Nach Übergabe/Anlieferung und insbesondere bei offener Buffetbereitstellung obliegt die Einhaltung geeigneter Lager-/Temperaturbedingungen sowie die Verkehrssicherungspflicht am Buffet dem Kunden, soweit dies in seinem Einflussbereich liegt.
9. Miet- und Leihgut (Equipment), Pfand & Bruch
Für überlassenes Equipment (z. B. Geschirr, Besteck, Gläser, Chafing Dishes, Deko, Technik) haftet der Kunde ab Übergabe bis Rücknahme. Fehl- und Bruchmengen werden zum Wiederbeschaffungswert berechnet. Rückgabe gereinigt, sofern nicht anders vereinbart; andernfalls kann eine Reinigungspauschale berechnet werden.
10. Entsorgung, Reinigung, Abfall
Die Abfallentsorgung erfolgt – soweit nicht ausdrücklich beauftragt – durch den Kunden. Entsorgungs-, Reinigungs- und Wiederaufbereitungsleistungen können gesondert berechnet werden.
11. Personal, Zuschläge & Zeiten
Service-/Küchenpersonal wird nach vereinbarten Stundensätzen abgerechnet. Zuschläge für Nachtarbeit (22:00–6:00 Uhr) sowie Sonn-/Feiertage können anfallen. Wegezeiten am Veranstaltungsort gelten als Arbeitszeit.
12. Höhere Gewalt / Behördliche Auflagen / Verlegung
Ereignisse außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters (z. B. Unwetter, Krankheit, erhebliche Lieferengpässe, Sperrungen, behördliche Auflagen) berechtigen den Anbieter zu angemessener Anpassung der Leistung, gleichwertiger Ersatzleistung, Terminverlegung oder – soweit unzumutbar – zum Rücktritt. Bereits erhaltene Zahlungen werden – abzüglich nachweislich entstandener Kosten – erstattet. Gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt.
13. Verantwortlichkeiten am Veranstaltungsort
Der Kunde stellt erforderliche Genehmigungen (z. B. Sondernutzung), Brandschutz, Lärmschutz, Jugendschutz und die Einhaltung der Hausordnung sicher. Benötigte Anschlüsse/Leistungen (z. B. Strom, Wasser) werden gemäß Angebot bereitgestellt.
14. Haftung
Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) und begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Die Haftung für mittelbare Schäden/Folgeschäden ist – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen. Die gesetzliche Haftung, insbesondere bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, bleibt unberührt.
15. Widerruf (Fernabsatz)
Für Dienstleistungen im Zusammenhang mit Freizeitbetätigungen, wenn für die Leistung ein spezifischer Termin oder Zeitraum vorgesehen ist, besteht kein Widerrufsrecht (§ 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB). Für Waren, die schnell verderben können oder deren Verfallsdatum schnell überschritten würde (z. B. frisch zubereitete Speisen), besteht ebenfalls kein Widerrufsrecht (§ 312g Abs. 2 Nr. 2 BGB). Im Übrigen gilt das gesetzliche Widerrufsrecht nur für Verbraucher:innen im Fernabsatz.
16. Bild-/Tonaufnahmen (Referenzen)
Sofern vereinbart, darf der Anbieter Foto-/Videomaterial der Veranstaltung für Referenzen/Marketing nutzen. Der Kunde stellt sicher, dass Rechte Dritter (z. B. Gäste) gewahrt sind. Ein Widerruf ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft möglich.
17. Datenschutz
Es gilt unsere Datenschutzerklärung. Analyse-/Marketing-Dienste werden nur nach Einwilligung über die Cookie-Einstellungen geladen.
18. Rechtswahl, Gerichtsstand, Verbraucherhinweise
Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Für Kaufleute (B2B) ist Gerichtsstand – soweit zulässig – der Sitz des Anbieters. Für Verbraucher:innen gelten die gesetzlichen Gerichtsstände. Der Anbieter ist nicht verpflichtet und nicht bereit, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen (§ 36 VSBG).
19. Salvatorische Klausel
Sollte eine Bestimmung dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Anstelle der unwirksamen Regelung tritt die gesetzliche Regelung (§ 306 BGB).
20. Besondere Bedingungen für Ticketverkauf/Einlass
Die folgenden Bestimmungen gelten ergänzend, sofern der Anbieter Tickets für eigene Veranstaltungen anbietet bzw. verkauft.
20.1 Vertragspartner, Ticketbereitstellung
Vertragspartner ist – sofern auf der jeweiligen Verkaufsseite nicht abweichend benannt – Vilana Event & Catering. Tickets werden in der Regel elektronisch bereitgestellt (z. B. per E-Mail). Der Kunde ist verpflichtet, Tickets vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
20.2 Kein Widerruf bei Tickets mit festem Termin
Für Tickets zu Veranstaltungen mit festem Termin besteht kein Widerrufsrecht (§ 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB).
20.3 Einlass & Hausrecht
Einlass nur mit gültigem Ticket. Der Anbieter/Veranstalter übt das Hausrecht aus. Der Zutritt kann aus wichtigem Grund verweigert werden (z. B. bei erheblicher Störung, Verstoß gegen Sicherheitsvorgaben, erkennbarer Gefährdung).
20.4 Jugendschutz
Es gelten die Bestimmungen des Jugendschutzgesetzes (JuSchG).
20.5 Programm-/Platzänderungen
Zumutbare Änderungen im Programmablauf oder der Platzierung bleiben vorbehalten, soweit der Gesamtcharakter der Veranstaltung erhalten bleibt.
20.6 Verlegung / Absage
Bei einer Terminverlegung behalten Tickets grundsätzlich ihre Gültigkeit für den Ersatztermin, sofern dies dem Kunden zumutbar ist. Bei einer Absage erfolgt eine Erstattung des Ticketpreises (ohne etwaige Fremdgebühren externer Zahlungs-/Ticketdienste), soweit und sobald dies gesetzlich erforderlich bzw. geschuldet ist. Weitergehende Ansprüche sind – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen.
20.7 Weiterverkauf
Der gewerbliche Weiterverkauf sowie der Weiterverkauf zu einem erheblich überhöhten Preis sind untersagt.
20.8 Ton-/Bildaufnahmen durch Gäste
Private Aufnahmen sind zulässig, soweit nicht vor Ort anders ausgewiesen. Eine kommerzielle Nutzung ist nur mit vorheriger Zustimmung gestattet.
20.9 Garderobe / Wertsachen
Für Garderobe und Wertsachen besteht eine Haftung nur nach den gesetzlichen Vorschriften; eine darüberhinausgehende Haftung ist – soweit zulässig – ausgeschlossen.